会社案内の構成内容とは？ 作り方と事例紹介
会社案内の役割
会社案内(パンフレット)は、自社とお客様やユーザーを最初に繋ぐ重要なツールの一つです。
会社案内の役割(目的)は、ターゲットが求める自社情報をわかりやすく伝え、「認知」や「信頼」を築くドアオープンツールになることです。会社案内のデザインや内容が自社のブランドイメージなど第一印象を決めるといっても過言ではありません。また、魅力ある会社案内は、お客様との信頼関係の構築に役立つだけでなく、自社の営業・セールススタッフが自信をもって営業活動を行う補助になり、社内の士気も高めます。
ただし、競合他社も同じく会社案内を使った広報・ブランディング活動を行っています。その中でも自社をお客様やユーザーに認知してもらうには、目的やターゲットに応じた会社案内の構成が必要です。自社の強みや特徴を表現し、魅力ある会社案内を作ることで、効果を生み出すことが出来ます。
今回はデザイン制作依頼前の構成、原稿の作り方をご紹介いたします。
■目次
1.会社案内の構成内容の決め方
1-1.目的を明確にする
1-2.場面(シーン)を設定する
1-3.情報の優先度を整理する
1-4.ページサイズとページ数を決定する
1-5.伝える順番を決定する
1-6.会社案内の構成(レイアウト)を決定する
2.会社案内の内容・書き方
2-1.社長・代表の挨拶文の書き方
2-2.業務内容や会社概要の書き方
2-3.キャッチコピーの書き方
2-4.文章の構成全般と入稿について
3.表紙デザインのイメージやアイデア
3-1.ブランドイメージ・コンセプトの設定
3-2.学生に向けた内容の場合
3-3.最新のデザイントレンドやテンプレートについて
まとめ
1.会社案内の構成内容の決め方
会社案内の構成要素は一般的に、企業理念、業務・サービス案内、代表挨拶、会社概要、沿革などが挙げられます。企業サイトの構成と似ていますが、会社案内はページ数やサイズの制限によって情報量や表現の幅に限りがあるため、ターゲットや使用する目的に合わせて適切に内容を整理しなければなりません。会社案内では、情報が整理される分、ターゲットに必要な情報を届けやすく、ホームページよりも効果的に情報や信頼感を伝えることができます。(サイトは情報のプラットフォーム、会社案内はドアオープンツールと使い分ける意識が必要です。)必要な内容を整理し、全体の構成や各構成要素の内容を決めるためには、以下の情報を決めていく必要があります。
1-1.目的を明確にする
まず、会社案内を使用する「目的」を設定します。具体的に言うと会社案内を使う際に「誰をターゲットにして、どんな効果を期待するか」です。
例えば、新規取引先の開拓に使う場合は、「潜在顧客(自社を知らないお客様)」が「自社のことを認知・信頼する」ことが会社案内を使用する目的と言えます。
採用に使用する場合は、「欲しい人財」が「自社へ関心をもつ」ことが目的といえるでしょう。会社案内で重要なのは、「ターゲットに必要な情報を効果的に伝えること」です。「目的」を明確化することで、会社案内に掲載する情報を整理しやすくしましょう。さらに詳しく設定する場合は、ターゲットの属性(どんな人物か)を設定する「ペルソナ設定」やターゲットの接触から最終的なゴールまでの道筋を想定する「カスタマージャーニーマップ」を制作するとよいでしょう。
こうした設定をしておくと、効果検証やリニューアル時の改善案検討に活かせるほか、関連する業務に流用できるため業務の効率化につながります。
また、会社案内を作る際には、原則ターゲットを1つに絞ることをお勧めします。複数のターゲットを対象とした会社案内を作る場合は、ターゲットの属性と目的がズレていないか確認すると良いでしょう。ターゲットの属性や目的がズレていると必要な情報が異なり、伝えたい内容が効果的に伝えにくくなります。特に採用に使う場合は、就活生・応募者向けに作られることから、対企業に向けた内容とは伝える内容が大きく異なります。例えば、福利厚生や社内スタッフ(先輩)の紹介などは、就活生・応募者にとって重要な情報ですが、お客様には重要度の低い情報でしょう。この場合、お客様に向けた会社案内とは別途に、求職者に向けた「採用案内」としてツールを制作することが望ましいです。
1-2.場面(シーン)を設定する
次に「会社案内を渡す場面(シーン)」を設定します。前述の「目的」の設定はターゲットのための情報整理に使用しますが、「シーン」の設定は会社案内の使用者、つまり自社営業など社内スタッフのための情報整理になります。ここで重要なのは「いかに社内スタッフが使いやすくできるか」です。例えば、営業スタッフが使う場合、ターゲットに短時間しか面会できないにも関わらず補足が必要な個所が多いと十分に営業活動をすることは難しいでしょう。「場面(シーン)」の設定は、ターゲットの業種や自社商品・サービス、営業方法によって異なります。こうした「場面(シーン)」の情報は現場のスタッフが最も熟知しているため、社内会議でヒアリングすることが望ましいです。営業を例にすると商談が成功した際の流れや現行の会社案内をどのように商談で使用しているか、お客様からの質問内容や製品カタログなどほかの営業ツールとの使い分け方を確認しておくとよいでしょう。このヒアリングは前述の「ペルソナ設定」や「カスタマージャーニーマップ」の設定にも役立ちます。
1-3.情報の優先度を整理する
「目的」と「場面(シーン)」の設定によって、会社案内にどんな情報が必要か出そろってきたかと思います。情報の整理では、それぞれの情報について優先度をつけていきます。ここで重要なのは「ターゲットが求める情報」と「自社が伝えたい情報」のマッチングです。マッチング度の高い情報つまり「ターゲットが求めているし、自社も伝えたい情報」を1番に「ターゲットが求めている情報」を2番、「自社が伝えたい情報」を3番と順にまとめていきます。注意点は、「ターゲットは求めていない(気づいていない)が、クロージングに関係する情報」がある場合は、優先度を2番目に高くしておくことです。これは現場へのヒアリングの際に確認した、「お客様からの質問」や「商談が成功した流れ」にヒントがあります。目的を達成するために何が必要かを念頭に優先順位をつけていきましょう。優先順位をつけることで、会社案内の仕様に合わせてデザインや情報の取捨選択をしやすくしておきます。
1-4.ページサイズとページ数を決定する
情報の整理が出来たら、情報をページ単位に落とし込んでいきます。一般的に会社案内はＡ４サイズで作られることが多いため、構成を作っていくうえでのベースとしてまずはＡ４サイズに情報を落とし込むと良いでしょう。Ａ４サイズ1ページに入れる情報量の目安は、「1ページ1コンテンツ」です。情報量が多い場合や、重要なコンテンツで写真や図などが多い場合は見開き、つまり「2ページ1コンテンツ」で考えます。1ページ内の情報量が多くなり過ぎないよう余裕を持たせることが重要です。逆に1ページ内の情報量が少ない場合は、ページサイズをＢ５サイズに落とすことを検討しましょう。
一通り情報をページに落とし込めたら、表裏の表紙を含めて4の倍数になるようページを調整していきます。これは本の形にする場合4の倍数で製作されるためです。紙質や加工、製本方法などの細かな仕様は、情報の更新頻度やデザインにも関わってくるため、一旦おいておきます。デザインや印刷を依頼する際に業者へ相談しましょう。
1-5.伝える順番を決定する
ページ数が決定したら順番を決めていきます。これは情報の優先順位や現場からヒアリングした商談の流れをもとに決定します。現場が使いやすく、かつお客様が見たときにわかりやすい順番にしましょう。特にお客様の視点では、営業の案内なしに読んでもわかりやすいか、稟議などへ上げるときに先方の上長へ説明しやすいかを意識して順番を決定していきましょう。
1-6.会社案内の構成(レイアウト)を決定する
最後にこれまでまとめてきた情報をもとに構成(レイアウト)を確定していきます。手描きでも構いませんので、ざっくりとどのページにどんな情報が入るかまとめていきましょう。難しい場合は、3までをまとめて業者に構成案の制作を依頼しましょう。業者によっては、1.2.3の情報をヒアリングしつつ最適な構成案を提案してくれます。この1.2.3の情報をどこまで詳細に正確に伝えられるかによって、会社案内の質が変わります。情報収集・情報の整理には時間と労力がかかりますが、しっかりと行うことでより良い会社案内を制作できます。
2:会社案内の内容・書き方
2-1.社長・代表の挨拶文の書き方
代表者挨拶は、会社案内の中でも自社イメージを左右する重要な項目です。一般的な項目としては、サービスを始めたきっかけやこれまでの仕事内容について、現在の事業内容とサービス・製品へのこだわり、これからの事業やありたい企業像など、会社の過去・現在・未来の情報になります。代表者自身で書かれる場合は、文字数や構成も気にせず書ける部分から書くことをおすすめします。難しい場合や会社案内の制作担当者が執筆を依頼された場合は、上記の質問を対話形式でインタビューを行い、インタビュー内容を録音して文字に書き起こしましょう。この際、不況や苦境など後ろ向きの情報はマイナスイメージにつながるため、書かない方が良いでしょう。会社を語るうえでどうしても必要な場合は、それらをどう乗り越えたかまで書ききりましょう。
一通り情報が集まれば文章を推敲していきます。時系列にそって情報をまとめ、その後にターゲットが欲する情報を取捨選択していきます。一般的には、300字～500字程度を目安にすると読み手側がストレスなく読み切れるとされています。
上記の作業がどうしても難しい場合は、コピーライターを起用することを検討しましょう。費用は掛かりますが、時間の節約につながり、文章の質が大きく変わります。自社内での作業時間を考えるとコピーライターを起用した方が、費用的にも時間的にもクオリティ面でも良い結果が得られることが往々にしてあります。これは下記の項目にも共通します。コピーライターの起用については、会社案内の制作会社に相談すれば、予算やスケジュールに合わせて提案してくれることが多いので、問い合わせてみましょう。
2-2.業務内容や会社概要の書き方
業務内容については、構成作成時の項目をベースに詳細を詰めていきましょう。内容によっては、自社内で一番詳しいスタッフに取材をして、自社の強みや特長、こだわりを書き出していきます。現場では当たり前だと思っていることが、お客様にとってはプラスの要素になる場合もあるので、些細なことでも書き出していきましょう。会社案内に入りきらない場合は、ホームページ上で公開するなど、それぞれの役割に合わせて情報を活用していきましょう。会社概要については、社名、所在地、代表者名、設立年月日、資本金、事業内容、従業員数、主要取引先、取引金融機関、社屋写真などが項目に挙げられます。更新のことを見据えて、更新時期や印刷部数を調整しましょう。
2-3.キャッチコピーの書き方
会社案内の構成要素の中でも最も難しいのが、キャッチコピーです。キャッチコピーは企業理念とは異なり、ターゲットに刺さることを目的に自社の特長を簡潔に伝えなければなりません。これは、「自社のUSPは何か？」とも関連します。キャッチコピーの作成に当たっては、現時点で会社として力を入れていること、他社と比較した時に差別化できる自社の強みや特長を書き出していきましょう。併せてその特長によってお客様にどのような利点・メリット・変化があるかを書き出していきます。最後に双方を整理し、短文にまとめます。 まとめて行く際、作成したキャッチコピーをお客様が読むことで「気づき」を得られるかを重視するとよいでしょう。「気づき」とは、導入するメリットは何か、自社に必要か、他社にはできないかの3点です。キャッチコピーでフックをかけることで、自社に関心を持っていただき次の動きにつなげていきます。また、USPは時代や社会環境に合わせて変化していきます。併せてキャッチコピーも3～5年程度を目安に見直しを行うとよいでしょう。
2-4.文章の構成全般と入稿について
文字原稿制作は、会社案内制作の中でも最も時間のかかる作業です。まずは伝えたい内容を文章に書き出していくことが重要です。文字数や多少の誤字・表現の違いは一旦おいて、まずは書き出していきましょう。全体が出来上がった後に、目的・レイアウトとのズレを見直して推敲していきましょう。会社案内のボリュームにもよりますが、レイアウト・原稿制作には1～2カ月以上かかることが多いです。完成までのスケジュールについては、制作を依頼する業者と密に確認を取りましょう。制作会社側も基本的には原稿がすべてそろった状態からデザイン作業を開始します。確実に必要な日にちが決まっている場合、部数や加工の仕様から逆算して、「○日までに原稿を入稿、〇日までにデザイン校了、〇日納品」といったスケジュール案を提出してもらいましょう。
また、入稿後の大幅な変更、例えばページ数の変更やレイアウトの変更、デザインイメージの一新などは、別途費用と作業時間がかかります。入稿の段階で追加の変更がないようしっかりと確認しましょう。(よくあるトラブルとして、担当者レベルでの校了後、上長の確認によって差し戻しされるケースがあります。)どうしても追加の変更が必要な場合は、納期などのスケジュールや予算含めて業者と調整しましょう。軽微な修正については、対応してもらえることもありますが、事前に校正回数の取り決めなどをしておくとトラブルを避けられます。
また、制作会社へ会社案内の制作を依頼する際、「完全データ入稿」と条件指定される場合があります。この場合、制作会社は入稿した情報をそのまま使い、デザイン作業のみ行うことがほとんどです。文章の作成や構成、推敲を依頼する場合は、別途費用が発生しますので、作業を依頼する前に業者と打ち合わせしておきましょう。
3.表紙デザインのイメージやアイデア
3-1.ブランドイメージ・コンセプトの設定
表紙や会社案内全体のデザインを制作する際、これまでご紹介してきたレイアウトや文字原稿の情報だけでは、デザイナーのセンスに頼る形になり、イメージとは異なった仕上がりになる可能性があります。イメージをデザイナーに伝えるためには、他社の事例など参考の資料を用意しましょう。ただし、同じものを作るのは著作権法に違反しますので、デザイナーに参考資料を説明するには、取り入れたいデザインの要素を伝えるよう心がけましょう。
デザインの要素については、レイアウトや文字原稿の内容によっても適切な表現が変わってきます。不安な場合は、一度デザイン提案をしてもらい、デザインの方向性を固めていきましょう。デザイン提案にも費用は掛かりますが、表紙のみの提案など条件によって費用を調整できます。予算と相談して検討しましょう。
デザイン提案は、Ａ案：要望通りの案、Ｂ案：要望+αの案、Ｃ案：デザイナーにお任せの案、の3案程度あれば、方向性の検討がしやすいです。
特にイメージが無い場合は、自社のロゴデザインをベースに考えていきましょう。自社ロゴは、会社案内には必須の要素ですので、デザインの中核になります。また、ロゴデザインを含めた企業のデザインに関する視覚的なイメージのルールをＶＩ(ビジュアルアイデンティティ)と言います。企業はＶＩに沿って看板やＷｅｂ広告などの広告物、会社案内や製品案内などの印刷物のデザインを統一・展開していくことで、信頼感や認知の向上につなげることができます。例えば、「リンゴのマークが入った電子機器」であればApple社をイメージする方が多いのではないでしょうか？会社案内を作る際には、こうしたVIを意識することも重要です。併せて名刺や封筒含めた他の広報物のVIが統一されているかも確認しておきましょう。
企業や製品のブランドイメージはVIが統一されることで初めて効果を発揮します。そのためには、しっかりとした社内管理が必要ですので、広報物の発注者への教育やVIマニュアルの作成を行いましょう。VIの構築やマニュアル制作については、ロゴマークをデザインした業者へ問い合わせしてみましょう。
3-2.学生に向けた内容の場合
学生に向けた内容、例えば「採用案内」を制作する際には、通常よりもかみ砕いた表現を意識する必要があります。専門用語はなるべく避け、写真や図を多く使用することを心がけましょう。特に高校生をターゲットにした場合は、文章を簡潔にしていくことが重要です。大卒や専門学生などをターゲットにした場合は、必須の専門知識は入れるなど狙いたいターゲット層に合わせて調整していきましょう。採用案内の場合は、入社後などに内容や表現について取材を行うと、次回のリニューアル時にＰＤＣＡを回せ、改善しやすくなります。
3-3.最新のデザイントレンドやテンプレートについて
最新のデザイントレンドについては、「Pinterest」などの画像探索アプリやデザインのキュレーションサイトで手軽に情報収集できます。そのほか、電子ブックとして会社案内をWeb上で公開している企業もあるので、成功している会社や競合他社のWebサイトを定期的に確認してみましょう。テンプレートについてもネット上で配布しているサイトがあります。テンプレートを活用することで、レイアウトの構築が視覚的にわかりやすくなるので、レイアウトの構成を検討する際には参考にしてみましょう。
まとめ
会社案内の作成には多くの時間と労力が必要です。上記のような工程をこなしていくためには、担当者だけでなく、代表を含めて多くの部署の協力が必要不可欠です。青葉印刷(株)では、クライアントの現状把握の取材から企画提案、デザイン制作、印刷・納品までをワンストップでご対応しております。会社案内を制作する際に困った場合、ぜひ一度お声がけください。
